Com a Portaria 360 do MEC, de 2022, a digitalização do acervo acadêmico se tornou uma exigência legal para as Instituições de Ensino Superior (IES). A portaria estabelece um marco regulatório para a conversão de documentos acadêmicos em formato digital. Ela objetiva, por meio da digitalização, alcançar maior segurança, acessibilidade, organização e eficiência na gestão dos dados relacionados à vida acadêmica dos alunos. Inclusive, já falamos aqui sobre os 5 benefícios que a digitalização pode proporcionar para a sua IES.
O Que Diz a Portaria 360 do MEC?
A Portaria 360 determina que as IES devem digitalizar todos os seus documentos acadêmicos até maio de 2025. Além disso, desde agosto de 2022, não é mais permitido produzir novos documentos em suporte físico. Ou seja, a partir dessa data, todos os registros de matrículas, históricos escolares, diplomas e outros documentos que do acervo acadêmico devem ser gerados e mantidos de forma digital.
A portaria também estipula prazos para a digitalização dos documentos antigos existentes, priorizando os alunos matriculados e formados recentemente. Para as IES, urge a necessidade de estruturar um plano para garantir que seu acervo acadêmico esteja em total conformidade com as regulamentações dentro dos prazos estabelecidos pelo MEC.
Embora a Portaria 360 do MEC traga novos prazos e atualizações, esse processo de digitalização não é novidade. Desde 2018, com a Portaria 315, o Ministério da Educação já previa a criação de acervos acadêmicos digitais. Posteriormente, a Portaria 332, em 2020, ajustou os prazos, impondo o limite de abril de 2022 para a completa digitalização. No entanto, com a chegada da Portaria 360, novas datas foram definidas.
O que a Portaria 360 do MEC determina sobre prazos para a digitalização?
Uma das principais mudanças trazidas pela Portaria 360 é a proibição da produção de novos documentos em formato físico a partir de 1º de agosto de 2022. Isso significa que, após essa data, todas as instituições de ensino superior devem emitir documentos exclusivamente em formato digital.
Além disso, a portaria 360 do MEC, estipula prazos para a digitalização dos documentos físicos já existentes:
- 12 meses: documentos referentes à vida acadêmica de estudantes matriculados;
- 24 meses: documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação da Portaria;
- 36 meses: documentos de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.
Os documentos que não estão dentro desses prazos também devem ser digitalizados, para esses como não foi estipulada uma data, a digitalização pode ocorrer conforme a demanda dos interessados.

Quais documentos devem ser digitalizados?
Todos os documentos que compõe o acervo acadêmico devem ser digitalizados. De acordo com o artigo 37 da Portaria 315/2018, o acervo acadêmico é composto por “documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.”
Isso inclui desde os registros de matrícula até o diploma. Além disso, documentos institucionais que envolvem as atividades das IES, como o Regimento Geral e o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), também devem ser digitalizados.
A Portaria 360 e o futuro da gestão acadêmica:
A Portaria 360 do MEC vai além de uma exigência regulatória, é um passo essencial para as instituições que buscam modernizar sua gestão acadêmica e garantir sua competitividade em um mundo cada vez mais digital. A digitalização torna possível um futuro de maior eficiência, segurança e sustentabilidade, além de preparar as IES para o futuro da educação no Brasil.
As IES que se adequam à Portaria 360 do MEC, não só atendem às exigências legais, mas também conseguem modernizar suas operações, garantir acesso rápido e seguro a informações, permitindo uma gestão documental mais eficiente e alinhada com a transformação digital. Além disso, a adoção de um acervo digital contribui para a sustentabilidade, ao reduzir o uso de papel e a necessidade de espaço físico para armazenamento.
Ficou com alguma dúvida sobre a portaria 360 do MEC? Sua IES ainda não está em conformidade com todas as exigências do MEC? Entre em contato e converse com um dos nossos especialistas em soluções acadêmicas clicando aqui.
