A digitalização de acervo acadêmico possibilita que as instituições tenham acesso rápido e fácil aos documentos, agilizando operações cotidianas e facilitando a tomada de decisões, também elimina a necessidade de grandes espaços para armazenamento físico. A adequação às exigências legais do MEC, como a Portaria 360, também é um ponto crucial para todas as IES. Descubra nesse artigo como a digitalização pode beneficiar sua instituição, trazendo benefícios em conformidade com as normas do MEC.
Vamos entender o que é a digitalização de acervo acadêmico:
A digitalização de acervo acadêmico envolve a conversão de documentos físicos, como históricos escolares, diplomas, registros acadêmicos, entre outros documentos administrativos, em arquivos digitais. No entanto, esse processo vai muito além de simplesmente escanear ou fotografar papéis. Trata-se de um procedimento estruturado e complexo, que envolve diversas etapas relacionadas a, conversão, organização e, principalmente, a segurança no tratamento das informações. Por isso, é essencial que a digitalização, seja realizada de maneira correta por especialistas. com atenção a todas as exigências técnicas e legais.

Agilidade:
O processo de digitalização possibilita o acesso a documentos de forma instantânea, o que reduz o tempo de busca por informações e dados, otimizando processos acadêmicos e administrativos. Além disso, o tempo de resposta para auditorias e fiscalizações é reduzido, uma vez que os documentos estão organizados e acessíveis de maneira imediata.
Segurança:
Os documentos digitalizados podem ser armazenados em servidores com sistemas de backup, garantindo que cópias de segurança sejam feitas. Isso reduz o risco de perda de dados devido a falhas de hardware, desastres naturais ou ataques cibernéticos. Além disso, os documentos são protegidos por criptografia, uma tecnologia que transforma informações em dados codificados, que garantem a integridade das informações, especialmente no contexto da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que exige um controle rigoroso sobre os dados pessoais armazenados.
Sustentabilidade:
A redução do uso de papel proporcionada por meio da digitalização de documentos é um dos benefícios mais significativos desse processo, não apenas do ponto de vista operacional, mas também ambiental e econômico. A produção de papel exige grandes quantidades de água, energia e madeira. Ao digitalizar documentos, as instituições contribuem para a conservação de florestas e redução da exploração de recursos naturais.
Conformidade com a Portaria 360 do MEC:
A Portaria 360, estabelece diretrizes para a gestão e preservação dos documentos acadêmicos em formato digital. O objetivo é assegurar que as IES mantenham um controle rigoroso e organizado sobre seus registros, garantindo a segurança e a autenticidade das informações. Para estar em conformidade com a portaria as IES devem ter seu acervo acadêmico totalmente digitalizado até maio de 2025.
Redução de Custos:
A digitalização é uma ótima estratégia para a redução de custos em instituições de ensino. Ao diminuir a necessidade de espaço físico e aumentar a eficiência operacional, a digitalização não só resulta em economias diretas, mas também melhora a agilidade e a eficácia das operações. À medida que as instituições se adaptam a um ambiente cada vez mais digital, a implementação de soluções como a digitalização se torna essencial para a sustentabilidade financeira e o sucesso a longo prazo.
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