A Secretaria Digital é uma solução inovadora, que já falamos sobre aqui. ela possibilita às instituições de ensino automatizar e gerencia tarefas administrativas essenciais de forma eficiente e segura. Com ela a IES consegue emitir declarações, históricos, protocolar solicitações e acompanhar toda a rotina a instituição ao longo do semestre. Esse software é essencial para situações onde é necessário ter um alto nível de organização e eficiência sem sobrecarregar a equipe administrativa.
A Importância da Secretaria Digital
Ao integrar tecnologia e educação por meio de uma solução de secretaria digital, é possível gerar benefícios significativos para as instituições, proporcionando velocidade, qualidade e segurança nos processos. Dessa forma, as Instituições de Ensino Superior (IES) se tornam mais competitivas e preparadas para enfrentar os desafios do mercado e atender às demandas dos estudantes.
Além disso, a Portaria 315/18, publicada pelo Ministério da Educação, estabelece diretrizes essenciais para a digitalização e automação da gestão de documentos acadêmicos. Essas normas visam garantir que as IES possam implementar práticas eficientes e seguras, promovendo a transparência e a integridade das informações acadêmicas. A conformidade com essa legislação não apenas facilita a organização e o acesso aos documentos, mas também contribui para a modernização das instituições, o que possibilita oferecer uma experiência educacional mais ágil e eficaz.
Na Secretaria Digital, é possível armazenar, organizar, acessar e compartilhar uma variedade de documentos, incluindo:
- Documentos pessoais, acadêmicos e financeiros
- Certificados
- Contratos
- Registros de matrículas
- Notas de alunos
- Controle de presença, entre outros
Como a Secretaria Digital Otimiza o Atendimento ao Aluno?
A facilidade de acesso é um dos grandes diferenciais da Secretaria Digital. Com ela, o aluno pode realizar diversas solicitações diretamente da plataforma, sem precisar se deslocar até a instituição e aguardar atendimento presencial. Confira algumas formas como essa tecnologia otimiza o atendimento e transforma a experiência do aluno:
- Processos Automatizados e Redução de Tempo de Espera
Com a automação de processos, como a emissão de documentos e atualização de informações, o tempo de espera é significativamente reduzido. Muitos pedidos podem ser concluídos instantaneamente ou em um período muito menor, otimizando o tempo e reduzindo a frustração dos alunos. - Acesso 24/7 aos Serviços Acadêmicos
Alunos podem acessar a Secretaria Digital a qualquer momento e de qualquer lugar, o que reduz as limitações de horário e elimina a necessidade de comparecimento presencial. Essa flexibilidade se torna especialmente vantajosa para aqueles que conciliam estudos com trabalho ou outras atividades. - Interações Simplificadas com a Instituição
Uma interface intuitiva facilita as solicitações e o acompanhamento de processos, permitindo que o aluno verifique o status de seus pedidos, receba atualizações e comunique-se diretamente com a secretaria, tudo pela plataforma. Isso reduz a necessidade de várias etapas de interação e torna o atendimento mais direto.
4 Passos para Migrar para a Secretaria Digital
Gostou dos benefícios da Secretaria Digital e quer implementar na sua IES? Confira 5 passos para implementar:
- Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) Oasys:
O GED é uma tecnologia que permite armazenar, acessar, compartilhar e editar documentos em nuvem de maneira segura. Com ele, as instituições conseguem centralizar o acervo acadêmico e administrativo. - Contrate uma Empresa para Digitalizar o Acervo:
É recomendável que a instituição contrate uma empresa para executar ou supervisionar a digitalização e o gerenciamento dos documentos. Essa empresa deve garantir que as operações estejam em conformidade com as exigências normativas do MEC. - Atenda às Portarias do MEC:
A Tabela de Temporalidade, definida pelo MEC para as IES federais, estipula o prazo de guarda dos documentos físicos do acervo acadêmico. Assim, é importante manter arquivos físicos até o período determinado, mesmo após a digitalização. - Adote a Assinatura Eletrônica e Certificado Digital:
As pessoas autorizadas a gerenciar os documentos devem possuir assinatura eletrônica e certificado digital conforme o padrão ICP-Brasil, assegurando a integridade e validade jurídica dos documentos.
Na TECHCERT, ajudamos instituições de ensino a migrar para a Secretaria Digital, simplificando a gestão documental e aumentando a eficiência acadêmica.
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