A transformação digital não é mais uma tendência, mas uma realidade que molda o futuro dos negócios. Em meio a esse cenário, a gestão de documentos se destaca como um pilar fundamental para a eficiência e competitividade das empresas. A migração para GED surge como uma solução estratégica para otimizar processos, reduzir custos e impulsionar a produtividade.
No entanto, a transição de sistemas tradicionais de arquivamento físico para um ambiente digital pode gerar dúvidas e receios. Nesse artigo vamos desmistificar o processo de migração para GED, fornecendo um guia completo para planejar e executar essa transição de forma eficiente, segura e com o máximo proveito dos benefícios.
O que é a Migração para GED e Por Que Ela é Essencial?
A migração para GED consiste na transferência de documentos físicos ou armazenados em sistemas obsoletos para um ambiente digital centralizado, organizado e acessível eletronicamente. Esse processo abrange a digitalização de documentos, a categorização e indexação, a implementação de softwares de gestão documental e a definição de políticas de acesso e segurança.
A importância da migração para GED está nos inúmeros benefícios que ela proporciona:
Redução drástica de custos: Eliminação de gastos com armazenamento físico, impressão, transporte e mão de obra para organização manual de documentos.
Aumento da produtividade: Acesso rápido e fácil a documentos, otimização de fluxos de trabalho e colaboração facilitada entre equipes.
Segurança e conformidade: Proteção contra perdas, extravios e acessos não autorizados, além de conformidade com regulamentações como a LGPD.
Sustentabilidade: Redução do consumo de papel e contribuição para a preservação do meio ambiente.
Melhoria da tomada de decisões: A migração para GED, facilita o acesso a informações precisas e atualizadas para embasar decisões estratégicas.
Etapas Detalhadas da Migração para GED:
A migração para GED é um projeto complexo que exige planejamento e execução cuidadosos. As etapas a seguir detalham o processo para garantir uma transição bem-sucedida:
Diagnóstico e Planejamento Estratégico:
- Realize um levantamento completo dos documentos existentes, identificando tipos, volumes e formatos.
- Defina os objetivos da migração, como redução de custos, melhoria da produtividade ou conformidade regulatória.
- Estabeleça um cronograma detalhado, com prazos e responsáveis para cada etapa.
- Avalie os recursos necessários, incluindo orçamento, equipe, infraestrutura e tecnologia.
- Defina as políticas de segurança e acesso aos documentos digitais.
Implementação e Configuração do Sistema de GED:
- Instale e configure a plataforma de GED de acordo com as necessidades da empresa.
- Importe os documentos digitalizados para o sistema, seguindo padrões de indexação.
- Configure as permissões de acesso e os fluxos de trabalho para garantir a segurança e a eficiência.
- Realize testes de usabilidade e desempenho.
Treinamento e Engajamento da Equipe:
- Realize treinamentos para capacitar os colaboradores a utilizar a nova plataforma de GED.
- Comunique os benefícios da migração para GED e incentive a participação da equipe no processo.
- Estabeleça canais de comunicação para receber feedbacks.
Monitoramento, Avaliação e Melhoria Contínua:
- Monitore o desempenho do sistema de GED.
- Realize auditorias periódicas para verificar a conformidade com as políticas de segurança e acesso.
- Mantenha a plataforma atualizada com as últimas versões.
Benefícios Tangíveis da Migração para GED
A migração para GED vai além da simples digitalização de arquivos. Ela representa uma transformação profunda na forma como uma empresa gerencia suas informações, resultando em benefícios tangíveis que impactam diretamente o desempenho e a competitividade do negócio. Vamos explorar cada um desses benefícios em detalhes:
1. Retorno sobre o Investimento (ROI) Acelerado:
- Redução de custos operacionais: A eliminação de gastos com armazenamento físico, impressão, transporte e mão de obra para organização manual de documentos libera recursos financeiros para outras áreas estratégicas da empresa.
- Aumento da produtividade: A otimização de fluxos de trabalho e o acesso rápido e fácil a informações reduzem o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor agregado.
2. Otimização do Espaço Físico e Redução de Custos com Armazenamento:
- Liberação de espaço: A digitalização de documentos elimina a necessidade de grandes arquivos físicos, liberando espaço para outras finalidades, como áreas de trabalho ou salas de reunião.
- Redução de custos com aluguel e manutenção: A diminuição do espaço físico necessário para armazenamento de documentos reduz os custos com aluguel, energia elétrica e manutenção.
- Eliminação de custos com materiais de escritório: A redução do uso de papel, pastas e outros materiais de escritório contribui para a economia de recursos.
3. Aumento da Agilidade e Eficiência dos Processos:
- Acesso rápido e fácil a informações: A busca por documentos digitais é muito mais rápida e eficiente do que a busca por documentos físicos, permitindo que os colaboradores encontrem as informações de que precisam em segundos.
- Colaboração facilitada: O compartilhamento de documentos digitais é instantâneo e pode ser feito de qualquer lugar, facilitando a colaboração entre equipes e departamentos.
- Automatização de fluxos de trabalho: A automação de processos de aprovação, assinatura e compartilhamento de documentos agiliza as operações e reduz o tempo de ciclo de projetos.
4. Fortalecimento da Segurança da Informação e Proteção Contra Riscos:
- Controle de acesso: A definição de permissões de acesso garante que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar ou compartilhar determinados documentos, protegendo informações confidenciais contra acessos não autorizados.
- Backup e recuperação de dados: A realização de backups regulares e a implementação de planos de recuperação garantem a segurança dos dados em caso de falhas no sistema.
- Rastreabilidade de documentos: O registro de todas as alterações realizadas nos documentos permite rastrear o histórico de cada arquivo, garantindo a integridade e a autenticidade das informações.
5. Melhora da Governança e Conformidade Regulatória:
- Conformidade com regulamentações: A implementação de um GED facilita o cumprimento de regulamentações como a LGPD, que exigem a proteção de dados pessoais e a rastreabilidade de informações.
- Auditorias facilitadas: A centralização de documentos e a geração de relatórios facilitam a realização de auditorias internas e externas, garantindo a transparência e a conformidade dos processos.
- Governança da informação: A definição de políticas e procedimentos para a gestão de documentos garante a qualidade e a consistência das informações, contribuindo para a tomada de decisões estratégicas.
6. Aumento da Satisfação dos Clientes e Colaboradores:
- Atendimento mais rápido e eficiente: O acesso rápido e fácil a informações permite que os colaboradores forneçam um atendimento mais ágil e eficiente aos clientes.
- Melhora da experiência do cliente: A digitalização de processos e a disponibilização de documentos online facilitam a interação dos clientes com a empresa, melhorando a experiência do cliente.
- Aumento da satisfação dos colaboradores: A otimização de processos e a redução de tarefas repetitivas liberam os colaboradores para atividades mais desafiadoras e gratificantes, aumentando a satisfação e o engajamento da equipe.
Em resumo, a migração para GED é um investimento estratégico que proporciona benefícios tangíveis em diversas áreas da empresa, desde a redução de custos e o aumento da produtividade até a melhoria da segurança da informação e a satisfação dos clientes e colaboradores.
Oasys: A Solução Completa para sua Gestão de Documentos
O Oasys é a solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) desenvolvida pela Techcert, projetada para atender às necessidades de empresas que buscam mais eficiência, segurança e conformidade na administração de seus arquivos.
Principais Benefícios do Oasys:
🔹 Centralização Total dos Documentos
Com a migração para GED Oasys, todos os documentos da empresa ficam armazenados em um único sistema, permitindo acesso rápido e organizado. Não há mais risco de perda de arquivos físicos ou dificuldade para localizar informações importantes.
🔹 Automação de Fluxos de Trabalho
Processos como aprovações e revisões podem ser automatizados, reduzindo tempo e esforço da equipe. Isso significa menos burocracia e mais agilidade para contratos, relatórios e outros documentos essenciais.
🔹 Gerenciamento de Permissões e Segurança
A solução permite controle avançado de acessos, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar ou aprovar documentos. Além disso, todas as ações são registradas, garantindo total transparência e conformidade.
🔹 Redução de Custos e Tempo
A adoção do Oasys pode reduzir em até 80% o tempo de assinatura de documentos, eliminando a necessidade de impressão, envio físico e arquivamento manual. Além disso, as empresas podem economizar até 60% nos custos operacionais, otimizando recursos e reduzindo desperdícios.
A migração para GED é um passo essencial para empresas que desejam modernizar sua gestão documental. Com planejamento e a escolha da ferramenta certa, esse processo se torna ágil e altamente vantajoso.
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