A gestão pública, especialmente nas prefeituras, enfrenta desafios diários que vão desde a organização de documentos e papelada até a necessidade de maior transparência e eficiência em todos os processos. Com a evolução da tecnologia, soluções como a Gestão Eletrônica de Documentos também conhecida como GED, se tornam essencias para uma boa administração. O GED possibilita para transformar processos e conquistar mais eficiência. Neste artigo, vamos explorar os principais desafios e benefícios de implementar uma solução GED na gestão pública da sua prefeitura.
Principais Desafios na Implementação de GED na Gestão Pública:
Resistência Cultural à Mudança
Transformar processos tradicionais, com documentação física, em processos digitais pode gerar muita resistência por parte dos servidores públicos. Muitos ainda estão habituados a métodos manuais e podem não compreender em um primeiro momento os benefícios de um sistema de GED.
Como lidar: Demonstrar os benefícios práticos e vantagens da transformação digital, oferecer treinamentos e preparar a equipe para a utilização das novas ferramentas.
Custo Inicial:
Implementar uma solução GED exige investimento em tecnologia, infraestrutura e capacitação. Para prefeituras com orçamentos limitados, isso pode parecer desafiador.Porém, os benefícios e vantagens vão muito além do gasto inicial, o que justifica a adocação de soluções de GED.
Integração com Sistemas Existentes
A gestão pública utiliza diversos sistemas, como os de folha de pagamento, arrecadação e gestão de tributos. Integrar um GED a esses sistemas pode ser parece algo desafiador.Porém, na Techcert contamos com um time de especialistas prontos para executar essa integração de forma efetiva e eficiente.
Conformidade Legal e Segurança de Dados
As prefeituras lidam com informações sensíveis, incluindo dados de cidadãos. Manter a conformidade com a LGPD e outras normas é indispensável.
Desafio: Garantir que todas as práticas estejam alinhadas às regulamentações sem comprometer a eficiência.
Solução prática: Implementar o GED Oasys, um sistema que atende a todas as exigência da LGPD.
Digitalização de Documentos Antigos
Muitas prefeituras possuem décadas de documentos físicos acumulados, arquivos volumosos que ocupam salas inteiras e precisam ser digitalizados. Eliminando custos com armazenamento físico e facilitando o acesso às informações.
Capacitação e Adaptação da Equipe
Mesmo as melhores soluções tecnológicas falham sem uma equipe bem treinada, dessa forma é importante capacitar todos os colaboradores para operar o sistema GED de forma eficiente.Para isso, é ideal oferecer treinamentos práticos e contar com um suporte contínuo.
Manutenção e Atualizações do Sistema
Após a implementação, é essencial manter o sistema atualizado para garantir eficiência e segurança. Com regulares é possível garantir maior segurança, além de oferecer novos recursos que otimizam e melhoram a solução.
Os Benefícios de Adotar o GED na Gestão Pública:
Implementar uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em prefeituras vai além de modernizar processos; trata-se de transformar a maneira como os dados e informações são gerenciados, com impactos positivos em diversas frentes.
Eficiência Operacional
A centralização dos documentos em uma única plataforma digital elimina redundâncias e reduz o tempo necessário para localizar informações. Com o GED, processos que antes demandavam dias podem ser concluídos em minutos. Por exemplo, a busca por contratos antigos ou relatórios financeiros é facilitada, permitindo que a equipe administrativa foque em tarefas estratégicas, em vez de perder tempo com atividades manuais e repetitivas.
Redução de Custos
A manutenção de documentos físicos consome recursos financeiros significativos. Gastos com papel, tinta, impressoras, armazenamento físico e segurança são eliminados ou drasticamente reduzidos com a digitalização. Além disso, a economia de tempo na busca e no gerenciamento de documentos gera um impacto financeiro direto, pois libera a equipe para atuar em áreas mais produtivas.
Transparência e Governança
A gestão pública exige um alto nível de transparência, e o GED facilita esse processo. Com os documentos digitalizados e organizados, auditorias podem ser realizadas com mais agilidade, e as consultas públicas são simplificadas. Isso fortalece a confiança dos cidadãos na administração, garantindo uma governança mais clara e acessível.
Acesso Rápido e Organizado
Uma das maiores vantagens do GED é a agilidade no acesso às informações. Documentos armazenados digitalmente podem ser localizados em segundos, utilizando ferramentas de busca avançada. Isso melhora não apenas a eficiência interna, mas também o atendimento ao cidadão, que passa a receber respostas e serviços de forma mais rápida e eficaz.
Sustentabilidade
A transição para processos digitais alinha a prefeitura a práticas ambientais responsáveis. A redução no consumo de papel e outros materiais diminui o impacto ambiental e reforça o compromisso da gestão pública com a sustentabilidade. Além disso, a digitalização ajuda a liberar espaços físicos antes ocupados por arquivos, promovendo um uso mais inteligente e sustentável das instalações públicas.
Conformidade Legal Garantida: Alinhamento Total com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe diretrizes rigorosas para o tratamento de dados pessoais no Brasil, incluindo aqueles gerenciados por prefeituras e órgãos públicos. A implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma solução indispensável para garantir a conformidade com essa legislação, minimizando riscos e protegendo a integridade dos dados.
Melhoria na Experiência do Cidadão
Quando os processos internos são ágeis e bem estruturados, o cidadão é o principal beneficiado. Serviços que antes demoravam dias ou semanas, como a emissão de documentos ou a consulta de informações, passam a ser realizados de forma quase imediata. Essa melhoria na experiência do usuário fortalece a relação entre a administração pública e a população, aumentando a satisfação e a confiança no serviço público.
Como a Techcert Apoia a Gestão Pública
Com mais de 20 anos de experiência, a Techcert é referência em soluções tecnológicas para prefeituras e gestão pública.
Nossas Soluções Incluem:
- GED (Oasys): Uma plataforma avançada para gerenciar, organizar e acessar documentos digitais com segurança e eficiência.
- Digitalização: Eliminação de arquivos físicos com serviços especializados de digitalização.
- Portal de Assinaturas: Simplifique a assinatura de documentos, garantindo validade jurídica e conformidade legal.
A implementação de uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é mais do que uma modernização administrativa. Trata-se de uma mudança estratégica que pode transformar a eficiência operacional, garantir conformidade legal, reduzir custos e promover uma gestão pública mais transparente e sustentável.Ao investir no GED, sua prefeitura estará preparada para enfrentar os desafios atuais e futuros, garantindo serviços de qualidade para os cidadãos e uma administração alinhada às melhores práticas de governança pública.
Fale com um especialista da Techcert e descubra como nossas soluções podem ajudar sua prefeitura a alcançar novos níveis de eficiência e excelência na gestão pública.
