A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem se tornado uma necessidade para empresas e instituições de ensino (IES) que buscam otimizar processos, reduzir custos e melhorar a segurança da informação. Em um mundo cada vez mais digital, o GED é uma solução que vai além do armazenamento de arquivos no meio digital. Ele organiza, protege e facilita o acesso aos documentos, garantindo eficiência e conformidade legal.
Hoje vamos te explicar o que é a Gestão Eletrônica de Documentos e apresentar 5 motivos pelos quais ela é indispensável para qualquer organização ou IES que deseja acompanhar as exigências do mercado e a legislação.
O Que É Gestão Eletrônica de Documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema que permite a digitalização, organização, armazenamento e controle de documentos em um ambiente virtual. Diferente de apenas escanear e guardar arquivos em pastas digitais, o GED oferece funcionalidades avançadas, como:
Indexação e Busca Rápida: Encontre documentos específicos em segundos com palavras-chave.Controle de Acesso: Defina quem pode visualizar, editar ou compartilhar determinados arquivos
Automação de Fluxos de Trabalho: Agilize processos internos com a assinatura de documentos diretamente no sistema.
Conformidade Legal: Atenda a normas como a LGPD e regulamentações do MEC, garantindo a validade jurídica dos documentos.
Com o GED a sua documentação é 100% digital: poupe tempo, dinheiro e recursos físicos!
5 Motivos para Implementar um Sistema de GED
1. Redução de Custos Operacionais
Com o GED, os gastos com armazenamento físico, impressão e manutenção de arquivos em papel são reduzidos. Além disso, o tempo gasto pela equipe para buscar e organizar documentos é otimizado, gerando economia em recursos e aumento de produtividade.
2. Maior Segurança de Dados
A proteção de informações sensíveis é uma das maiores preocupações das organizações. O GED oferece criptografia e controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. Isso minimiza riscos de vazamentos e atende às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
3. Conformidade Legal e Organizacional
nstituições de Ensino Superior, por exemplo, precisam seguir regulamentações como a Portaria 360/2022 do MEC,que exige a digitalização de acervos acadêmicos. O GED facilita a auditoria e assegura que os documentos estejam em conformidade com as exigências legais, evitando multas e sanções.
4. Aumento da Produtividade
Com processos automatizados e acesso rápido a informações, o GED libera a equipe de tarefas manuais, permitindo que se concentrem em atividades estratégicas. Isso resulta em maior eficiência e agilidade nos fluxos de trabalho.
5. Sustentabilidade e Impacto Ambiental
Ao reduzir o uso de papel, a impressão e o armazenamento físico, o GED contribui diretamente para a preservação do meio ambiente. Organizações que adotam práticas sustentáveis também se destacam positivamente perante o mercado e os consumidores.
Como a Techcert Transforma a Gestão Documental!
Com mais de 20 anos de experiência e milhões de documentos digitalizados, a Techcert é líder em soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para instituições de ensino e empresas em todo o Brasil. Nossas tecnologias são projetadas para resolver desafios reais, como a complexidade do armazenamento físico, a necessidade de processos ágeis e a conformidade com normas como a LGPD e a Portaria 360 do MEC.
Nossas Soluções em Destaque:
GED (Oasys): Um sistema robusto que centraliza, organiza e protege seus documentos, aumentando a produtividade e a segurança da informação.
Digitalização de Documentos: Convertendo acervos físicos em digitais, nossa solução permite acesso rápido e economia de espaço e recursos.
Portal de Assinaturas: Automatize processos burocráticos com assinaturas digitais e eletrônicas que garantem validade jurídica e agilidade.
Investir em Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é mais do que modernizar processos; é preparar sua organização para os desafios do futuro. Com o GED, você garante mais eficiência, segurança e sustentabilidade enquanto reduz custos e atende às exigências legais.
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