Nos últimos anos, a quantidade e a complexidade dos documentos gerados por empresas têm crescido exponencialmente. Esse aumento, por sua vez, tem impulsionado a necessidade de sistemas eficazes para gerenciar, armazenar e acessar informações de maneira rápida e segura. É nesse contexto que surge a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), uma solução tecnológica que revoluciona a forma como as organizações lidam com seus arquivos.
Esperamos que este artigo te ajude. Faça uma boa leitura!
O Que é GED?
GED refere-se ao conjunto de práticas e tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e recuperar documentos de forma eletrônica. Em vez de depender de arquivos físicos, que são propensos a erros humanos, ocupam espaço significativo e são difíceis de acessar e atualizar, a GED permite que empresas e organizações centralizem seus documentos em formatos digitais. Isso não apenas economiza espaço e reduz custos operacionais, mas também melhora significativamente a eficiência e a segurança da informação.
Em 2008, a exame lançou uma matéria sobre o conceito de GED. Então, se analisarmos mais a fundo, sua definição já existe há um tempo.
Benefícios da GED
- Redução de espaço físico: Armazenar documentos fisicamente consome espaço significativo. Com um GED, os documentos são digitalizados e armazenados eletronicamente, reduzindo a necessidade de espaço físico para arquivos.
- Acesso rápido e fácil às informações: Com documentos digitalizados e indexados, os funcionários podem acessar rapidamente informações cruciais através de pesquisas simples no sistema, em vez de procurar fisicamente em arquivos.
- Melhoria na organização e na produtividade: Um GED permite organizar documentos de maneira estruturada, facilitando a localização e o compartilhamento de informações. Isso melhora a eficiência e a produtividade da equipe.
- Segurança aprimorada: Documentos digitais podem ser protegidos com controles de acesso e criptografia, oferecendo um nível mais alto de segurança do que documentos físicos que podem ser perdidos, roubados ou danificados.
- Redução de custos operacionais: Eliminação ou redução significativa dos custos associados à impressão, armazenamento físico, manuseio e recuperação de documentos.
- Conformidade regulatória: Muitas indústrias estão sujeitas a regulamentações rigorosas quanto ao armazenamento e à segurança de documentos. Um GED facilita a conformidade, garantindo que os documentos estejam armazenados de maneira segura e acessível conforme exigido.
- Sustentabilidade ambiental: Reduzir a dependência de papel e impressão contribui para práticas empresariais mais sustentáveis, minimizando o impacto ambiental das operações.
Desafios da Implementação
Apesar dos benefícios claros, a implementação de sistemas de GED pode enfrentar desafios significativos. Isso inclui a integração com sistemas legados existentes, o treinamento de funcionários para utilizar novas tecnologias, além da necessidade de garantir a conformidade com regulamentos específicos de cada setor. Além disso, a resistência cultural à mudança e a preocupação com a segurança dos dados são aspectos que também precisam ser cuidadosamente considerados durante a implementação de um sistema de GED.
É extremamente importante que a empresa, ao escolher um GED, se certifique de que a empresa possui treinamentos e está disposta a apoiá-los na implementação.
O Papel do OASYS by Techcert na Gestão Eletrônica de Documentos
Um exemplo notável de solução de GED é o OASYS, desenvolvido pela TECHCERT, uma empresa com mais de 20 anos de experiência no mercado tecnológico. O OASYS não só simplifica a gestão de documentos, mas também oferece funcionalidades avançadas, como assinatura eletrônica/digital. Essa funcionalidade permite que empresas assinem documentos de forma segura e legalmente reconhecida online, proporcionando eficiência operacional e conformidade jurídica.
O OASYS da TECHCERT é projetado para atender às necessidades específicas de organizações que buscam maximizar a eficiência na gestão documental. Ele permite a captura de documentos em diversos formatos (como PDF, especificar outros), a organização intuitiva por categorias, além de oferecer um robusto sistema de busca que facilita a localização rápida de documentos. A integração com outros sistemas empresariais é facilitada por uma API aberta, garantindo uma transição suave e eficiente para um ambiente digital de gestão documental.
