Um sistema GED pode reduzir o tempo e o dinheiro que sua empresa gasta com a gestão de documentos. Muitas vezes, a ineficiência nessa área passa despercebida, mas o impacto no orçamento e na produtividade pode ser enorme.
Tempo desperdiçado procurando arquivos perdidos, retrabalho por informações desencontradas, pilhas de papel que só ocupam espaço e geram custos de impressão e armazenamento… tudo isso reduz a eficiência da sua equipe e esgota seus recursos financeiros.
Se seus colaboradores precisam buscar documentos importantes em meio a pilhas de papel, se processos burocráticos baseados em documentos físicos ainda são a regra, ou se informações importantes somem, é hora de acender o alerta: sua empresa precisa de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
O que é um GED e como ele pode revolucionar sua gestão documental?
Um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é a ferramenta digital que vai transformar a forma como sua empresa lida com informações. Imagine um cofre digital seguro e organizado, onde todos os seus documentos são armazenados, compartilhados e gerenciados de forma inteligente e eficiente.
Com um GED, você diz adeus ao papel, automatiza fluxos de trabalho e garante que a informação certa chegue às pessoas certas, no momento certo. Não é mais necessário a busca interminável por arquivos! Com um sistema GED, encontrar qualquer documento leva segundos, o que libera sua equipe para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio. Um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma solução digital que permite armazenar, organizar, compartilhar e gerenciar documentos de forma segura e eficiente.
Além de facilitar a localização de documentos em segundos, um GED também ajuda a reduzir custos operacionais, melhorar a segurança dos dados e aumentar a produtividade da equipe. Agora que você já sabe o que é um GED, veja se sua empresa precisa de um!
1. Tempo perdido na busca por documentos
Imagine um funcionário que precisa de um contrato assinado há seis meses. Sem um sistema eficiente, ele pode perder minutos ou até horas revirando pastas físicas ou arquivos digitais desorganizados. Agora multiplique isso por toda a equipe e pelos diversos documentos que sua empresa gera todos os dias. O prejuízo em tempo e produtividade é enorme.
Com um GED, os arquivos são organizados em um repositório digital, permitindo buscas rápidas por categorias ou filtros. O que antes levava horas pode ser resolvido em segundos.
2. Perda de documentos importantes
Papel pode rasgar, manchar, se deteriorar com o tempo ou simplesmente desaparecer. O mesmo pode acontecer com arquivos digitais armazenados de forma desordenada em diferentes computadores e e-mails. A perda de um documento essencial pode gerar grandes prejuízos financeiros e até problemas jurídicos.
Com um GED, todos os documentos ficam armazenados com backup automático e controle de versões. Assim, sua empresa evita perdas e garante total rastreabilidade das informações.
3. Falta de controle sobre quem acessa as informações
Sem um controle adequado, documentos sigilosos podem ser acessados por qualquer pessoa, aumentando o risco de vazamento de dados. Além disso, documentos físicos passam de mão em mão sem registros, dificultando a rastreabilidade.
Um GED permite definir permissões de acesso para cada usuário, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem, editem ou compartilhem determinados arquivos. Isso aumenta a segurança da informação e ajuda sua empresa a se manter em conformidade com normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
4. Processos burocráticos e custos com papel
Se sua empresa ainda depende de documentos impressos para aprovações, assinaturas e arquivamento, está gastando mais do que o necessário. Os custos com papel, impressão, transporte e armazenamento podem ser significativamente reduzidos com a digitalização.
Com um GED, você pode eliminar a burocracia, utilizar assinaturas eletrônicas e automatizar fluxos de trabalho, tornando os processos mais ágeis e econômicos.
5. Dificuldade para atender auditorias e regulamentações
Empresas de diversos setores precisam estar em conformidade com exigências legais que determinam como documentos devem ser armazenados e protegidos. Quando as informações estão desorganizadas, atender auditorias pode ser um desafio.
Um GED centraliza os arquivos e mantém um histórico completo de acessos e alterações, garantindo transparência e facilitando auditorias.
6. Equipe sobrecarregada com tarefas repetitivas
Se sua equipe passa mais tempo procurando, organizando e gerenciando documentos do que realizando atividades estratégicas, a produtividade está sendo prejudicada. Automatizar a gestão documental libera os colaboradores para tarefas mais importantes, aumentando a eficiência operacional.
Conclusão:
Manter processos ultrapassados de gestão documental pode custar caro para sua empresa, tanto em dinheiro quanto em produtividade. Um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não apenas reduz esses custos, mas também melhora a segurança das informações, aumenta a eficiência e garante conformidade com a legislação.
Se sua empresa ainda enfrenta problemas com a organização de documentos, talvez seja o momento de investir em um GED e transformar sua gestão documental. Quanto mais tempo você espera, mais dinheiro sua empresa pode estar perdendo!
Não deixe a desorganização impactar sua eficiência. Entre em contato com a TECHCERT hoje e descubra como o GED Oasys pode otimizar sua gestão de documentos e reduzir custos!
