Na última quinta-feira, dia 18 de agosto, o MEC lançou a Portaria nº 613/22 que aborda sobre os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior (IES) e reforça a exigência da digitalização e proteção dos documentos nas mesmas.
A nova Portaria mantém o prazo e esclarece como devem ser colocadas em prática as exigências da Portaria nº 360/22, detalhando seus principais pontos.
Dentre os pontos mais relevantes da Portaria nº 613/22 , destaca-se o Artigo 2º, no qual o MEC exige que a digitalização deve ser feita seguindo os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I ao Decreto nº 10.278/20, de 18 de março de 2020. Esse decreto foi criado com o propósito de dar base legal aos documentos físicos digitalizados de instituições públicas e privadas.
Para que a Instituição de Ensino realize o cumprimento fiel ao que o Decreto nº 10.278/20 estabelece, é fundamental conhecer muito bem os seus princípios. Nesse artigo vamos abordar, de forma simples e clara, cada um desses pontos para você ficar por dentro da nova Portaria.
A quais documentos este Decreto se aplica?
Tratando-se do cenário de uma Instituição de Ensino, todo e qualquer documento produzido deve ser enquadrado nos padrões deste decreto.
Desde documentos nato-digitais até documentos físicos que venham a ser digitalizados.
Integridade e confiabilidade dos documentos
No Art.3, inciso I do Decreto, é apontada a integridade dos documentos digitalizados, que destaca que os documentos não podem ser corrompidos nem modificados, ou seja, eles devem ser idênticos aos originais.
Além disso, é necessário que sejam assinados de maneira digital com certificado ICP-Brasil A1 ou A3, pelo representante do processo de digitalização do documento físico, ou seja, pela empresa terceirizada, caso haja, e pela instituição, para ser comprovada a confiabilidade do documento.
Indexação de metadados e requisitos da digitalização
O Decreto nº 10.278/20 aponta o que são metadados em seu art. 3º, inciso II, anexo II. No que se refere à indexação e metadados dos documentos digitalizados, é importante destacar que a digitalização não é apenas uma forma de escanear um documento. O procedimento é muito mais avançado, preciso e exigente.
É essencial que os documentos digitalizados tenham as informações estruturadas em sua completude para ter eficácia jurídica.
Portanto, é imprescindível que os dados permitam classificar, descrever e gerenciar os documentos. Por isso, é indispensável a presença das seguintes características no documento:
- assunto;
- autor;
- data e local da digitalização;
- identificador do documento digital;
- responsável pela digitalização;
- espécie de documento;
- hash (chekcsum) da imagem, algoritmo que faz a avaliação da integridade por meio do mapeamento de bits da imagem.
Importante destacar que, de acordo com o que o Decreto informa, após o processo de digitalização realizado, o documento físico poderá ser descartado, com exceção daqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.
Porém, é importante destacar que o Art.8 da portaria nº 613/22 do MEC destaca a necessidade para as Instituições de Ensino Superior de armazenamento dos documentos com temporalidade permanente previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Rastreabilidade e processo tecnológico
A rastreabilidade está alocada no art. 4º inciso II, que trata também da auditabilidade dos procedimentos empregados. Significa que os procedimentos utilizados para realizar a digitalização e a guarda dos documentos devem conter informações sobre os processos que são produzidos. Além disso, essas atuações devem ter um histórico dos dados que foram digitalizados. Essa prática é conhecida como “logs dentro do sistema”, sendo fundamental para situações jurídicas.
Qualidade da imagem
No art.4º, inciso III, destaca-se a qualidade da imagem para legitimidade da digitalização. Existem padrões técnicos que devem ser seguidos na digitalização, para que a qualidade do documento não se altere, mesmo que ocorra compressão e descompressão dos arquivos.
O anexo I do Decreto determina diretrizes no que se refere às características das imagens dos documentos, como cor, resolução mínima, tipo original e formato do arquivo. Segue uma cópia da tabela presente no anexo I com essas exigências:
Confidencialidade
Segundo o art. 4° inciso IV do Decreto, deve ser mantida a confidencialidade dos documentos, isso pode ser feito por meio da disponibilidade de acessos restritos de perfis ao sistema de gestão documental. Além disso, quando necessário, deverá existir um termo de compromisso que fortifica a confiança entre as partes no que tange à confidencialidade nos documentos.
Fique atento (a)!
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