A digitalização de documentos é um passo essencial para modernizar processos, garantir a acessibilidade e segurança da informação e conformidade com a legislação. No entanto, é muito comum que ocorram erros durante esse processo, esses erros podem comprometer a eficiência e até gerar riscos legais invalidando os documentos. Para evitar problemas, é importante contar com uma equipe de especialistas no assunto, igual ao time da Techcert.
Neste post, destacamos cinco erros frequentes na digitalização que talvez sua IES esteja cometendo.
1. Uso de Equipamentos e Softwares Inadequados
A qualidade dos equipamentos e softwares utilizados para digitalizar documentos influencia diretamente no resultado final. Um erro frequente é utilizar scanners obsoletos ou programas básicos que não permitem a organização e indexação adequada dos arquivos.Equipamentos antigos podem gerar imagens de baixa qualidade, dificultando a leitura e a validação dos documentos. Além disso, softwares limitados tornam o gerenciamento digital pouco eficiente, prejudicando a consulta futura.
2. Ignorar Exigências Legais e Regulamentações
No Brasil, a digitalização de documentos precisa seguir normas específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Portaria N°360 do MEC. Ignorar essas regulamentações é um erro grave, pois pode levar à não conformidade e a penalizações legais.A não conformidade pode gerar multas, perda de credibilidade e até processos judiciais. Além disso, documentos digitalizados fora das normas podem não ter validade jurídica, comprometendo a segurança institucional.
Erros mais comuns relacionados a regulamentações:
- Digitalizar documentos sem validar a autenticidade com um certificado digital.
- Não adotar medidas de segurança exigidas pela LGPD.
- Ignorar prazos e critérios de digitalização estabelecidos pelo MEC.
3. Negligência com a Segurança dos Documentos Digitalizados
A segurança dos dados é um dos aspectos mais críticos na digitalização de documentos. Muitos negligenciam esse ponto, deixando arquivos digitalizados vulneráveis a acessos não autorizados, fraudes ou até mesmo perdas irreversíveis.Documentos digitais contêm informações sensíveis que, se acessadas por pessoas não autorizadas, podem causar danos à instituição. A ausência de backup e de sistemas de proteção, como criptografia, aumenta o risco de perda ou exposição de dados.
Erros comuns em segurança:
- Falta de autenticação para acesso aos arquivos.
- Ausência de backups regulares.
- Não utilizar ferramentas como certificados digitais ou carimbo do tempo para validar a autenticidade dos documentos.
4. Falta de Organização e Indexação dos Arquivos
Um dos principais objetivos da digitalização é facilitar o acesso e a consulta dos documentos. No entanto, a ausência de organização e indexação transforma o acervo digital em um verdadeiro caos, comprometendo a produtividade.Se os documentos digitalizados não forem organizados de maneira clara, sua consulta será tão demorada quanto em um arquivo físico desorganizado. Isso prejudica a eficiência dos processos e gera frustração para os usuários.
5. Falta de Planejamento no Processo de Digitalização
A digitalização de documentos exige um planejamento cuidadoso para evitar desorganização e atrasos. Um erro comum é iniciar o processo sem definir um fluxo claro de trabalho ou sem entender a demanda real do acervo. Sem planejamento, há o risco de arquivos duplicados, perda de documentos importantes e dificuldade para encontrar informações específicas. Além disso, a ausência de prioridades na digitalização pode atrasar a conclusão do projeto.
A digitalização de documentos é uma prática indispensável para instituições que desejam modernizar seus processos, mas deve ser realizada de forma estratégica para evitar os erros citados acima. Desde a falta de planejamento até a negligência com a segurança e as regulamentações, cada equívoco pode comprometer os benefícios esperados desse processo.Entender esses erros é o primeiro passo para implementar uma digitalização eficiente, segura e alinhada às necessidades da sua instituição.
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