Tabela de temporalidade é um instrumento essencial para a gestão eficiente de documentos em qualquer organização. Independentemente da área de atuação da empresa, a acumulação de documentos ao longo do tempo é uma realidade comum. Essa acumulação, fruto de necessidades cotidianas do setor corporativo, pode gerar problemas e gargalos na gestão, dificultando a organização e aumentando os custos operacionais.
Muitos gestores se perguntam como armazenar documentos corretamente, especialmente em relação aos prazos de guarda e à segurança das informações. Para resolver essas questões, foram desenvolvidos métodos que otimizam o ciclo de vida dos documentos, permitindo que sejam organizados de forma prática e dentro de prazos determinados.
Um dos principais métodos é a tabela de temporalidade, uma ferramenta que define não só os prazos de guarda, mas também o destino final de cada documento. Quer entender tudo sobre a tabela de temporalidade de documentos? Continue lendo e descubra!
O que é tabela de temporalidade?
A tabela de temporalidade é uma ferramenta de gestão documental essencial para organizações públicas e privadas. Ela estabelece prazos de guarda e destinação para os documentos, determinando quando eles devem ser arquivados permanentemente, eliminados ou transferidos para outro tipo de guarda, como arquivos históricos.
Criada com base em critérios legais, administrativos e históricos, a tabela de temporalidade é indispensável para garantir a eficiência na gestão de documentos, reduzir custos com armazenamento e assegurar a conformidade com normas e regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.
Como Fazer a Classificação Dos Documentos?
A classificação de documentos com base na tabela de temporalidade é um passo essencial para garantir a gestão eficiente e organizada do acervo documental de uma organização. Esse processo ajuda a determinar o tempo de guarda, a destinação final e os critérios legais de cada tipo de documento.
Confira como realizar essa classificação:
1. Entenda a Tabela de Temporalidade
Cada documento da tabela é associado a:
- Prazo de Guarda Temporária: O período em que deve ser mantido na organização para fins operacionais ou legais.
- Destino Final: Indica se o documento será eliminado ou preservado permanentemente como histórico.
- Normas Aplicáveis: Baseia-se em legislações, regulamentos e políticas internas.
2. Identifique os Tipos de Documentos
Após entender a tabela de temporalidade, comece a separar e classificar todos os documentos gerados e recebidos pela organização:
- Administrativos: Contratos, atas de reunião, relatórios financeiros.
- Fiscais: Notas fiscais, comprovantes de pagamento, declarações tributárias.
- Trabalhistas: Folhas de pagamento, contratos de trabalho, registros de ponto.
- Acadêmicos (no caso de IES): Registros escolares, históricos acadêmicos, diplomas.
3. Aplique os Critérios de Valoração Documental
A valoração documental é o processo de determinar o valor do documento com base em:
- Valor Administrativo: Utilidade para operações internas.
- Valor Legal: Necessidade de manter o documento para atender à legislação.
- Valor Fiscal: Relevância para auditorias ou comprovações tributárias.
- Valor Histórico: Significado cultural ou de preservação institucional.
4. Determine o Prazo de Guarda
Com base na tabela de temporalidade, defina o tempo de guarda para cada categoria de documento. Por exemplo:
- Notas fiscais: Prazo mínimo de 5 anos (conforme legislação tributária).
- Contratos trabalhistas: Prazo mínimo de 20 anos após o término.
- Registros acadêmicos: Preservação permanente para históricos e diplomas.
6. Realize Auditorias e Atualizações
Revise regularmente o acervo documental para garantir que:
- Documentos com prazo de guarda expirado sejam eliminados de forma segura.
- A tabela de temporalidade esteja alinhada às novas legislações e exigências organizacionais.
Qual sua importância para uma boa gestão de documentos?
A tabela de temporalidade desempenha um papel essencial na gestão eficiente de documentos, pois serve como uma ferramenta estratégica para definir os prazos de guarda e a destinação final de cada tipo de documento em uma organização. Sua aplicação não é apenas uma exigência legal em muitos casos, mas também uma prática indispensável para garantir organização, economia e conformidade na gestão documental.
1. Organização e Agilidade na Localização de Documentos
A tabela de temporalidade facilita a classificação e organização dos documentos, agrupando-os por categorias e determinando sua relevância. Isso torna o acesso a informações muito mais ágil, melhorando processos internos e reduzindo o tempo gasto em buscas por arquivos.
2. Conformidade Legal e Redução de Riscos
Seguir os prazos estabelecidos na tabela de temporalidade garante que a organização esteja em conformidade com legislações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e normas fiscais ou trabalhistas.
- Evita multas e penalidades: Manter documentos obrigatórios dentro dos prazos legais é crucial para auditorias e fiscalizações.
3. Economia de Espaço e Recursos
Armazenar documentos além do prazo necessário gera custos desnecessários, como manutenção de espaços físicos, despesas com materiais de arquivamento e tempo de gestão da equipe.
4. Sustentabilidade e Digitalização
A aplicação da tabela de temporalidade incentiva a digitalização de documentos, reduzindo a dependência de papéis e promovendo práticas mais sustentáveis. Ao digitalizar e organizar os arquivos, a organização reduz seu impacto ambiental e melhora a eficiência no gerenciamento do acervo.
5. Melhoria no Planejamento Estratégico
Ao definir claramente os prazos de guarda e destinação dos documentos, a tabela de temporalidade auxilia na elaboração de políticas internas de gestão documental.
- Facilidade nas auditorias: Documentos estão organizados e acessíveis para atender rapidamente a solicitações externas ou internas.
- Apoio à tomada de decisões: Dados relevantes e atuais ficam disponíveis para análise e planejamento estratégico.
A tabela de temporalidade não é apenas uma ferramenta de organização, mas uma aliada estratégica para empresas que desejam otimizar sua gestão documental com segurança e eficiência. Na Techcert, entendemos a importância de manter seus documentos organizados, acessíveis e em conformidade com as normas legais, como a LGPD.
Com nossas soluções, como o GED Oasys e serviços de digitalização, ajudamos sua empresa a implementar a tabela de temporalidade de forma prática, garantindo maior controle e sustentabilidade nos processos. Pronto para transformar sua gestão documental? Fale com nossos especialistas.
