A segurança de dados deve ser prioridade em qualquer organização, especialmente em instituições que lidam com informações sensíveis dos alunos e colaboradores. Com o aumento dos ataques cibernéticos, das regulamentações rigorosas de privacidade e da necessidade de garantir a integridade das informações, adotar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) se tornou uma escolha estratégica para instituições que buscam proteção e eficiência na gestão de seus dados.
Neste post, vamos explorar os 5 principais motivos para implementar um sistema GED e como ele pode melhorar a segurança de dados na sua IES.
Como o GED da Techcert Aumenta a Segurança de Dados?
A Techcert oferece um sistema GED avançado e altamente seguro, com funcionalidades como criptografia, backups automáticos e controle rigoroso de acesso. Além disso, nossa solução é totalmente compatível com as regulamentações do MEC, LGPD e outras normas de segurança, garantindo que sua instituição esteja sempre em conformidade com as exigências legais.
Com mais de 20 anos de experiência, a Techcert tem ajudado instituições de ensino a digitalizar seus processos, garantindo não apenas eficiência, mas também a máxima segurança de dados.
1. Armazenamento Centralizado e Protegido
Uma das principais vantagens do GED é o armazenamento centralizado de documentos. Ao migrar os registros para um sistema digital, você elimina os riscos associados ao armazenamento físico de papéis, que podem ser facilmente danificados ou perdidos. No ambiente digital, as informações ficam protegidas por camadas de segurança, incluindo criptografia e backup regular, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessá-las.
Com a centralização, a sua instituição pode também reduzir custos com papel, espaço de armazenamento e tempo gasto buscando documentos físicos.
2. Controle de Acesso Personalizado
A segurança de dados no GED é reforçada pelo controle de acesso rigoroso. Diferentemente do armazenamento físico, onde qualquer pessoa pode acessar um arquivo, no GED é possível definir quem tem permissão para visualizar, editar ou compartilhar documentos específicos. A plataforma permite criar diferentes níveis de acesso, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis.
Esse controle de acesso minimiza o risco de vazamentos ou acessos não autorizados, além de assegurar a conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
3. Criptografia de Dados
A criptografia é um dos métodos mais eficazes para proteger dados durante a transferência e armazenamento. No GED, a criptografia assegura que as informações, como históricos acadêmicos, contratos e dados financeiros, permaneçam seguras. Mesmo que os dados sejam acessados de maneira indevida, a criptografia garante que os arquivos sejam ilegíveis sem a chave correta.
Isso protege os dados tanto em repouso (armazenados) quanto em trânsito (durante o envio ou acesso remoto), proporcionando uma camada extra de segurança.
4. Rastreabilidade e Auditoria Completa
Com a implementação de um sistema GED, sua instituição ganha total visibilidade sobre o uso e o acesso aos documentos. Cada interação com um arquivo, como leitura, modificação ou exclusão, é registrada, criando um histórico de todas as atividades.
Além disso, a auditoria facilita a identificação de possíveis falhas de segurança e a realização de investigações em caso de incidentes.
5. Backups Automáticos e Recuperação de Dados
A segurança de dados no GED não se limita apenas à proteção contra acessos não autorizados. Outro aspecto essencial da segurança é garantir que, em caso de falhas técnicas ou desastres, os dados possam ser recuperados rapidamente.
Com backups automáticos, o sistema GED mantém cópias de segurança dos documentos e dados, assegurando que nada seja perdido. Isso proporciona uma recuperação rápida e eficiente, minimizando o impacto de qualquer incidente que possa ocorrer.
A implementação de um sistema GED é fundamental para instituições que desejam garantir a segurança de dados e melhorar a gestão documental de forma eficiente e protegida. Com funcionalidades como armazenamento seguro, controle de acesso, criptografia e backups automáticos, o GED ajuda sua instituição a minimizar riscos e garantir a conformidade com regulamentações legais.
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