Tabela de temporalidade é um instrumento essencial para a gestão eficiente de documentos em qualquer organização. Independentemente da área de atuação da empresa, a acumulação de documentos ao longo do tempo é uma realidade comum. Essa acumulação, fruto de necessidades cotidianas do setor corporativo, pode gerar problemas e gargalos na gestão, dificultando a organização e aumentando os custos operacionais.

Muitos gestores se perguntam como armazenar documentos corretamente, especialmente em relação aos prazos de guarda e à segurança das informações. Para resolver essas questões, foram desenvolvidos métodos que otimizam o ciclo de vida dos documentos, permitindo que sejam organizados de forma prática e dentro de prazos determinados.

Um dos principais métodos é a tabela de temporalidade, uma ferramenta que define não só os prazos de guarda, mas também o destino final de cada documento. Quer entender tudo sobre a tabela de temporalidade de documentos? Continue lendo e descubra!

O que é tabela de temporalidade?

A tabela de temporalidade é uma ferramenta de gestão documental essencial para organizações públicas e privadas. Ela estabelece prazos de guarda e destinação para os documentos, determinando quando eles devem ser arquivados permanentemente, eliminados ou transferidos para outro tipo de guarda, como arquivos históricos.

Criada com base em critérios legais, administrativos e históricos, a tabela de temporalidade é indispensável para garantir a eficiência na gestão de documentos, reduzir custos com armazenamento e assegurar a conformidade com normas e regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.

Como Fazer a Classificação Dos Documentos?

A classificação de documentos com base na tabela de temporalidade é um passo essencial para garantir a gestão eficiente e organizada do acervo documental de uma organização. Esse processo ajuda a determinar o tempo de guarda, a destinação final e os critérios legais de cada tipo de documento.

Confira como realizar essa classificação:

1. Entenda a Tabela de Temporalidade

Cada documento da tabela é associado a:

2. Identifique os Tipos de Documentos

Após entender a tabela de temporalidade, comece a separar e classificar todos os documentos gerados e recebidos pela organização:

3. Aplique os Critérios de Valoração Documental

A valoração documental é o processo de determinar o valor do documento com base em:

4. Determine o Prazo de Guarda

Com base na tabela de temporalidade, defina o tempo de guarda para cada categoria de documento. Por exemplo:

6. Realize Auditorias e Atualizações

Revise regularmente o acervo documental para garantir que:

Tabela de Temporalidade

Qual sua importância para uma boa gestão de documentos?

A tabela de temporalidade desempenha um papel essencial na gestão eficiente de documentos, pois serve como uma ferramenta estratégica para definir os prazos de guarda e a destinação final de cada tipo de documento em uma organização. Sua aplicação não é apenas uma exigência legal em muitos casos, mas também uma prática indispensável para garantir organização, economia e conformidade na gestão documental.

1. Organização e Agilidade na Localização de Documentos

A tabela de temporalidade facilita a classificação e organização dos documentos, agrupando-os por categorias e determinando sua relevância. Isso torna o acesso a informações muito mais ágil, melhorando processos internos e reduzindo o tempo gasto em buscas por arquivos.

2. Conformidade Legal e Redução de Riscos

Seguir os prazos estabelecidos na tabela de temporalidade garante que a organização esteja em conformidade com legislações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e normas fiscais ou trabalhistas.

3. Economia de Espaço e Recursos

Armazenar documentos além do prazo necessário gera custos desnecessários, como manutenção de espaços físicos, despesas com materiais de arquivamento e tempo de gestão da equipe.

4. Sustentabilidade e Digitalização

A aplicação da tabela de temporalidade incentiva a digitalização de documentos, reduzindo a dependência de papéis e promovendo práticas mais sustentáveis. Ao digitalizar e organizar os arquivos, a organização reduz seu impacto ambiental e melhora a eficiência no gerenciamento do acervo.

5. Melhoria no Planejamento Estratégico

Ao definir claramente os prazos de guarda e destinação dos documentos, a tabela de temporalidade auxilia na elaboração de políticas internas de gestão documental.

A tabela de temporalidade não é apenas uma ferramenta de organização, mas uma aliada estratégica para empresas que desejam otimizar sua gestão documental com segurança e eficiência. Na Techcert, entendemos a importância de manter seus documentos organizados, acessíveis e em conformidade com as normas legais, como a LGPD.

Com nossas soluções, como o GED Oasys e serviços de digitalização, ajudamos sua empresa a implementar a tabela de temporalidade de forma prática, garantindo maior controle e sustentabilidade nos processos. Pronto para transformar sua gestão documental? Fale com nossos especialistas.