Foco em Solução de Gestão Documental: um pilar essencial para a modernização nas Instituições de Ensino Superior (IES). Com o aumento das exigências legais e a necessidade de processos mais ágeis, escolher a solução ideal para digitalizar e gerenciar documentos tornou-se essencial.
Neste guia prático, vamos explorar os cinco passos essenciais para selecionar a melhor solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e destacar como a Techcert pode ajudar sua IES a transformar sua gestão documental.
1. Avalie as Exigências Legais Para uma Solução de Gestão Documental
A conformidade com regulamentações, como a LGPD e a Portaria N°360 do MEC, é fundamental. A solução de Gestão Documental deve atender às normas de preservação, segurança e validade jurídica dos documentos acadêmicos.
O que buscar em uma solução GED:
- Compatibilidade com a legislação vigente.
- Ferramentas como assinatura eletrônica e carimbo do tempo para garantir autenticidade e integridade.
- Suporte técnico para auditorias e conformidade regulatória.
2. Entenda as Funcionalidades Necessárias
Cada IES tem desafios específicos, como o gerenciamento de diplomas digitais, históricos acadêmicos e certificados. A solução de Gestão Documental ideal deve ser flexível e atender a todas essas demandas.
Funcionalidades indispensáveis:
- Indexação e busca avançada: Localize qualquer documento em segundos.
- Controle de permissões: Restrinja o acesso a informações sensíveis.
- Integração com outros sistemas: Conecte a solução a plataformas de gestão acadêmica e financeira.
3. Priorize a Segurança dos Dados
A segurança dos dados é essencial em qualquer solução de gestão documental. Informações acadêmicas e administrativas precisam estar protegidas contra acessos não autorizados e ameaças cibernéticas.
Critérios de segurança:
- Criptografia para proteção de dados sensíveis.
- Backups automáticos para evitar perdas.
- Controle de acessos para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso.
4. Analise o Suporte Técnico
Uma solução GED não é apenas um software, mas um serviço contínuo. Escolha um fornecedor que ofereça suporte técnico eficiente e que acompanhe as necessidades da sua IES.
O que avaliar no suporte:
- Disponibilidade de atendimento para resolução de problemas.
- Equipe especializada para treinamentos e suporte.
5. Considere o Custo-Benefício e Sustentabilidade
A solução ideal deve trazer uma combinação de benefícios operacionais e financeiros. Redução de custos com papel, armazenamento físico e maior eficiência no gerenciamento de documentos são apenas alguns exemplos.Com mais de 50 milhões de documentos digitalizados, a Techcert entrega resultados comprovados, alinhando modernização e sustentabilidade.
Por que Escolher a Techcert?
A Techcert é líder em soluções de gestão documental para Instituições de Ensino Superior, oferecendo tecnologias avançadas como o Oasys, que transforma a forma como você gerencia seus documentos. Com mais de 20 anos de experiência e mais de 50 milhões de documentos digitalizados, garantimos segurança, eficiência e conformidade com normas como a LGPD e a Portaria N°360 do MEC.
Nossa equipe especializada está pronta para entender as necessidades específicas da sua IES, oferecendo suporte técnico dedicado e soluções personalizadas que otimizam processos, reduzem custos e promovem sustentabilidade. Com a Techcert, sua instituição estará preparada para os desafios do futuro.
Escolher a melhor solução de Gestão Eletrônica de Documentos para sua IES requer análise criteriosa e planejamento estratégico. Avaliar requisitos legais, funcionalidades, segurança, suporte e custo-benefício são passos essenciais para uma decisão acertada.
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A modernização não pode esperar. Instituições de Ensino Superior enfrentam desafios crescentes para atender às exigências legais, melhorar a eficiência e garantir segurança nos processos documentais. Com o Oasys, da Techcert, sua IES terá acesso a uma solução completa, que integra automação, gestão centralizada e conformidade regulatória.
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